Hausmeisterkosten: Was sich über die Betriebskosten umlegen lässt

Die Kosten für einen Hausmeister gehören zu den Betriebskosten, die Vermieter auf Mieter umlegen dürfen, aber nur für bestimmte Tätigkeiten. Wer Verwaltung, Reparaturen oder doppelt erfasste Leistungen mit abrechnet, riskiert Streit über die Abrechnung. Hier lesen Vermieter und Hausverwaltungen, wo die Grenzen verlaufen und wie ein Leistungsverzeichnis hilft, sie einzuhalten.

Bereich: Hausmeisterservice
Herausgeber: Dein Immo Service
Veröffentlicht: 14. September 2026
Lesezeit: etwa 8 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

Hausmeisterkosten sind umlagefähig, wenn der Mietvertrag die Umlage vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB, § 2 Nr. 14 BetrKV).
Nicht umlagefähig sind Anteile für Verwaltung, Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung und Schönheitsreparaturen, auch eine Notdienstpauschale.
Erledigt der Hausmeister auch solche Arbeiten, muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln. Ein pauschaler Abzug genügt nicht, wenn der Mieter ihn bestreitet.
Reinigung, Gartenpflege oder Winterdienst dürfen nicht zugleich als Hauswartkosten und als eigene Position abgerechnet werden.
Im Gewerbemietrecht entscheidet vor allem der Vertrag. Vor nicht erforderlichen Kosten schützt aber auch dort das Wirtschaftlichkeitsgebot.

Unter welchen Voraussetzungen zahlen Mieter die Hausmeisterkosten?

Mieter von Wohnraum zahlen die Kosten des Hausmeisters nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht. § 556 Abs. 1 BGB erlaubt den Vertragsparteien zu vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Welche Kosten das sein können, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf. Die Kosten für den Hauswart stehen dort unter Nummer 14.

Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch von Gebäude und Grundstück laufend entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Über die Vorauszahlungen rechnet der Vermieter jährlich ab. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 BGB).

Haben die Parteien keinen Umlageschlüssel vereinbart, werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt, soweit keine anderen Vorschriften gelten und die Kosten nicht vom erfassten Verbrauch abhängen (§ 556a Abs. 1 BGB).

Was gehört nach § 2 Nr. 14 BetrKV zu den Hauswartkosten?

Umlagefähig sind die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer dem Hauswart für seine Arbeit gewährt. Das gilt aber nur, soweit die Arbeit nicht Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft.

Welche Aufgaben typisch sind, hat der Bundesgerichtshof beschrieben: Der Hauswart sorgt in den allgemein zugänglichen Räumen und auf den allgemein zugänglichen Flächen für Sicherheit und Ordnung. Kennzeichnend sind Kontrollen, die ohne konkreten Anlass routinemäßig in bestimmten Abständen stattfinden. Dazu gehört etwa zu überwachen, dass Rettungs- und Fluchtwege nicht zugestellt sind, keine gefährlichen Gegenstände auf den Gemeinschaftsflächen lagern und Außentüren ordnungsgemäß schließen (Urteil vom 18. Dezember 2019, VIII ZR 62/19).

Die Verordnung zieht damit zwei Grenzen. Bestimmte Tätigkeiten sind von vornherein nicht umlagefähig. Und soweit der Hauswart Arbeiten erledigt, die in anderen Nummern des Katalogs stehen, dürfen dafür nicht zusätzlich Kosten angesetzt werden. Beides behandeln die folgenden Abschnitte.

Welche Tätigkeiten des Hausmeisters sind nicht umlagefähig?

Alles, was der Verwaltung des Gebäudes oder der Beseitigung von Mängeln dient. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich von den Betriebskosten aus. § 2 Nr. 14 BetrKV wiederholt das für den Hauswart und nennt zusätzlich Erneuerung und Schönheitsreparaturen.

Verwaltung: Tätigkeiten, die der Verwaltung des Gebäudes dienen. Dazu zählt nach dem Bundesgerichtshof auch eine Notdienstpauschale, mit der die Erreichbarkeit des Hausmeisters für Noteinsätze außerhalb der Geschäftszeiten bezahlt wird, etwa bei Stromausfall, Wasserrohrbruch oder defekter Heizung (VIII ZR 62/19).
Instandhaltung und Instandsetzung: Arbeiten, mit denen Mängel beseitigt werden, die durch Abnutzung, Alterung und Witterung entstehen, zum Beispiel eine klemmende Tür zu reparieren.
Erneuerung und Schönheitsreparaturen: etwa Bauteile auszutauschen oder Wände im Treppenhaus zu streichen.

Ob eine einzelne Arbeit noch Kontrolle oder schon Reparatur ist, lässt sich nicht immer auf den ersten Blick sagen. Entscheidend ist, was tatsächlich getan wird. Halten Sie deshalb im Leistungsverzeichnis fest, welche Arbeiten zur routinemäßigen Kontrolle gehören und welche darüber hinausgehen.

Was gilt, wenn der Hausmeister umlagefähige und nicht umlagefähige Arbeiten erledigt?

Dann darf der Vermieter nur den umlagefähigen Anteil abrechnen. Bestreitet der Mieter die Aufteilung, muss der Vermieter die Kosten so nachvollziehbar aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden können. Die Darlegungs- und Beweislast liegt beim Vermieter (BGH, Versäumnisurteil vom 20. Februar 2008, VIII ZR 27/07).

Ein pauschaler Abzug für Verwaltung und Reparaturen hilft dann nicht weiter. Nach dem Bundesgerichtshof genügt es, wenn der Mieter einen solchen Abzug schlicht bestreitet. Maßgeblich für die Aufteilung ist der tatsächliche Zeitaufwand des Hauswarts für die jeweiligen Arbeiten.

Praktisch heißt das: Wer Hausmeisterleistungen einkauft, sollte schon im Vertrag getrennte Positionen vereinbaren und sich Nachweise geben lassen, aus denen hervorgeht, welche Arbeit erledigt wurde und wie viel Zeit sie gebraucht hat. Ohne solche Unterlagen lässt sich eine Aufteilung im Streitfall kaum belegen.

Wie vermeiden Sie, dass Leistungen doppelt abgerechnet werden?

Indem jede Arbeit genau einer Kostenart zugeordnet wird. § 2 Nr. 14 BetrKV bestimmt: Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden. Reinigt der Hausmeister das Treppenhaus, gehört diese Arbeit also entweder zu den Hauswartkosten oder zur Gebäudereinigung, aber nicht zu beiden.

Kostenarten, die sich mit dem Hauswart überschneiden können
Kostenart	Was die Verordnung nennt	Erledigt der Hausmeister die Arbeit
Straßenreinigung	§ 2 Nr. 8: Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung und Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; hierzu wird üblicherweise auch der Winterdienst gerechnet	Arbeitszeit nur einmal ansetzen, als Hauswartkosten oder unter Nr. 8
Gebäudereinigung	§ 2 Nr. 9: Säuberung der gemeinsam genutzten Gebäudeteile wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen und Fahrkorb des Aufzugs	Arbeitszeit nur einmal ansetzen, als Hauswartkosten oder unter Nr. 9
Gartenpflege	§ 2 Nr. 10: Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, Pflege von Spielplätzen sowie von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die nicht dem öffentlichen Verkehr dienen	Arbeitszeit nur einmal ansetzen, als Hauswartkosten oder unter Nr. 10

Wichtig ist das vor allem, wenn ein Dienstleister mehrere Leistungen aus einer Hand erbringt, etwa Hausmeisterservice, Gebäudereinigung, Garten- und Außenpflege und Winterdienst. Eine Rechnung mit einer einzigen Gesamtsumme hilft bei der Abrechnung dann wenig. Getrennte Positionen machen sichtbar, welcher Betrag in welche Kostenart gehört.

Was verlangt das Wirtschaftlichkeitsgebot?

Der Vermieter muss bei der Abrechnung den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Nach dem Bundesgerichtshof verpflichtet ihn das etwa dazu, den Mieter von der Umlegung nicht erforderlicher Kosten freizustellen (Urteil vom 9. Dezember 2009, XII ZR 109/08).

Für den Hausmeisterservice heißt das: Umfang und Turnus der Leistungen sollten zum Objekt passen und sich begründen lassen. Ein Leistungsverzeichnis, das Tätigkeiten und Turnus je Fläche beschreibt, macht nachvollziehbar, wofür die Kosten entstehen. Wie ein Mieter einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot darlegen muss, hat der Bundesgerichtshof für die Vergabe von Verwalterleistungen in einem Gewerbemietverhältnis näher ausgeführt (Urteil vom 17. Dezember 2014, XII ZR 170/13).

Was ist bei Gewerbemietverträgen anders?

Im Gewerbemietrecht haben die Parteien mehr Spielraum. § 578 BGB legt fest, welche Vorschriften des Wohnraummietrechts auf Mietverhältnisse über andere Räume anzuwenden sind, und § 556 BGB gehört nicht dazu. Was ein Gewerbemieter trägt, richtet sich deshalb vor allem nach dem Vertrag.

So dürfen in Gewerbemietverträgen auch Kosten umgelegt werden, die bei Wohnraum ausgeschlossen sind. Der Bundesgerichtshof hat eine Formularklausel gebilligt, nach der der Mieter die Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung trägt (XII ZR 109/08). Verwendet ein Gewerbemietvertrag nur den Begriff „Betriebskosten“, sind damit auch ohne weitere Erläuterung alle Kostenarten gemeint, die bei Vertragsschluss zur gesetzlichen Definition nach § 556 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 2 BetrKV gehörten, sofern die Parteien nicht übereinstimmend etwas anderes darunter verstanden haben (Urteil vom 8. April 2020, XII ZR 120/18).

Grenzen bleiben: Formularklauseln müssen klar und verständlich sein (§ 307 Abs. 1 Satz 2 BGB), und auch Gewerbemieter schützt das Wirtschaftlichkeitsgebot vor der Umlage nicht erforderlicher Kosten (XII ZR 109/08). Eine saubere Trennung zwischen Hauswart, Reinigung und Instandhaltung lohnt sich also auch hier.

Worauf sollten Sie bei Vertrag und Leistungsverzeichnis achten?

Auf eine Beschreibung, die sich ohne Umrechnung in die Betriebskostenabrechnung übertragen lässt. Je klarer die Positionen getrennt sind, desto weniger Streit gibt es später über Anteile.

Getrennte Positionen: Hausmeisterservice, Gebäudereinigung, Garten- und Außenpflege und Winterdienst einzeln ausweisen.
Reparaturen gesondert: Kleinreparaturen und Instandsetzung nicht in die Pauschale für Kontrollgänge mischen.
Bereitschaft gesondert: Not- oder Bereitschaftsdienste getrennt ausweisen, weil sie nicht umlagefähig sind.
Tätigkeit, Fläche, Turnus: jede Leistung so beschreiben, dass eine Kostenart eindeutig zugeordnet werden kann.
Nachweise: Einsatzberichte vereinbaren, aus denen erledigte Arbeiten und Zeitaufwand hervorgehen.
Rechnungen: nach denselben Positionen gliedern wie das Leistungsverzeichnis.
Belege: geordnet aufbewahren, damit Sie Rückfragen zur Abrechnung beantworten können.

Wie Sie einen neuen Dienstleister geordnet in ein Objekt einführen, beschreibt die Checkliste: Objektübergabe an einen Dienstleister. Was bei der Reinigung gemeinsamer Flächen gilt, lesen Sie im Beitrag Treppenhausreinigung im Mehrfamilienhaus: Turnus, Hausordnung, Kosten.

Häufige Fragen zu Hausmeisterkosten

Darf der Vermieter eine Notdienstpauschale des Hausmeisters umlegen?

Nein. Nach dem Bundesgerichtshof ist eine an den Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale keine umlagefähige Betriebskostenposition. Sie gehört zu den Verwaltungskosten, die der Vermieter selbst trägt (Urteil vom 18. Dezember 2019, VIII ZR 62/19).

Reicht ein pauschaler Abzug für Verwaltung und Reparaturen?

Nicht, wenn der Mieter ihn bestreitet. Dann muss der Vermieter die Hauswartkosten nachvollziehbar aufschlüsseln, sodass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden können. Die Darlegungs- und Beweislast liegt beim Vermieter (BGH, VIII ZR 27/07).

Darf die Treppenhausreinigung neben den Hausmeisterkosten abgerechnet werden?

Nur, soweit der Hausmeister sie nicht selbst erledigt. Führt der Hauswart Arbeiten aus, die zu anderen Kostenarten wie Gebäudereinigung, Gartenpflege oder Straßenreinigung gehören, dürfen dafür nicht zusätzlich Kosten angesetzt werden (§ 2 Nr. 14 BetrKV).

Gelten dieselben Regeln für Gewerbemieter?

Nicht unmittelbar. Im Gewerbemietrecht entscheidet vor allem der Vertrag, und es dürfen auch Kosten umgelegt werden, die bei Wohnraum ausgeschlossen sind, etwa Verwaltungskosten. Formularklauseln müssen aber transparent sein, und das Wirtschaftlichkeitsgebot gilt auch hier.

Bis wann muss der Vermieter über die Betriebskosten abrechnen?

Bei Wohnraum spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann er keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Quellen

Bürgerliches Gesetzbuch: § 556, § 556a, § 578, § 307
Betriebskostenverordnung: § 1, § 2
Bundesgerichtshof, Urteil vom 18. Dezember 2019, VIII ZR 62/19: Entscheidung im Volltext (PDF)
Bundesgerichtshof, Versäumnisurteil vom 20. Februar 2008, VIII ZR 27/07: Entscheidung im Volltext (PDF)
Bundesgerichtshof, Urteil vom 9. Dezember 2009, XII ZR 109/08: Entscheidung im Volltext (PDF)
Bundesgerichtshof, Urteil vom 17. Dezember 2014, XII ZR 170/13: Entscheidung im Volltext (PDF)
Bundesgerichtshof, Urteil vom 8. April 2020, XII ZR 120/18: Entscheidung im Volltext (PDF)
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Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Gesetze in der jeweils geltenden Fassung und der Mietvertrag im Einzelfall. Bei einem Streit über eine Betriebskostenabrechnung wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Stand: 14. September 2026.