Checkliste: Objektübergabe an einen Dienstleister

Warum braucht eine Objektübergabe ein Protokoll?

Weil sich später nur belegen lässt, was festgehalten wurde. Ein Übergabeprotokoll dokumentiert, welche Schlüssel, Unterlagen und Informationen der Dienstleister erhalten hat und in welchem Zustand er das Objekt vorgefunden hat. Gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht. Es schützt aber beide Seiten, wenn es um Verlust, Haftung oder Abrechnung geht.

Die Übergabe ist außerdem der Moment, in dem Lücken auffallen: Wo liegt der Hauptwasserhahn? Wer hat den Schlüssel zum Technikraum? Welche Fläche gehört noch zum Grundstück? Was jetzt geklärt wird, muss nicht im ersten Winter unter Zeitdruck geklärt werden. Am besten gehen Sie das Objekt gemeinsam ab und füllen das Protokoll vor Ort aus. Halten Sie dabei auch den Zustand fest, den Sie vorfinden, etwa bereits beschädigte Beläge oder Pflanzflächen, am einfachsten mit Fotos.

Welche Unterlagen sollte der Dienstleister vor dem ersten Einsatz haben?

Mindestens das Leistungsverzeichnis, Pläne der zu betreuenden Flächen und die Hausordnung. Diese Unterlagen legen fest, was zu tun ist, wo es zu tun ist und welche Regeln im Haus gelten.

Leistungsverzeichnis

Das Leistungsverzeichnis beschreibt jede Leistung als eigene Position: welche Arbeit, auf welcher Fläche, in welchem Turnus und wie sie nachgewiesen wird. Getrennte Positionen helfen auch bei der Betriebskostenabrechnung, denn nicht jede Tätigkeit eines Hausmeisters darf auf Mieter umgelegt werden. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Hausmeisterkosten: Was sich über die Betriebskosten umlegen lässt.

Flächenpläne

Ein einfacher Lageplan mit markierten Flächen vermeidet Missverständnisse. Für den Winterdienst gehören darauf der öffentliche Gehweg, soweit Gesetz oder Satzung die Räum- und Streupflicht dem Eigentümer auferlegen, außerdem Hauszugänge, Wege zu den Müllstandplätzen und Stellplätze. Für Garten- und Außenpflege sowie Gebäudereinigung markieren Sie Rasen- und Pflanzflächen, Treppenhäuser, Kellerflure und Gemeinschaftsräume. Vermerken Sie Besonderheiten, etwa Flächen, auf denen kein Streusalz verwendet werden darf, oder Bereiche, die nicht betreten werden sollen.

Hausordnung und Objektunterlagen

Die Hausordnung zeigt, welche Pflichten bei den Bewohnern liegen, zum Beispiel eine Reinigung im Wechsel. So wird nichts doppelt oder gar nicht erledigt. In Eigentümergemeinschaften gehört die Aufstellung einer Hausordnung zur ordnungsmäßigen Verwaltung, über die die Wohnungseigentümer beschließen (§ 19 Abs. 2 Nr. 1 WEG). Hinzu kommen, soweit vorhanden, Hinweise zu Anlagen, die der Dienstleister kontrollieren soll, und die Kontaktdaten der Firmen, die sie warten.

Wie werden Schlüssel und Zugänge richtig übergeben?

Gegen Unterschrift und mit einer Liste, die jeden Schlüssel einzeln aufführt. So lässt sich bei Vertragsende prüfen, ob alles zurückgegeben wurde, und bei einem Verlust nachvollziehen, welcher Schlüssel fehlt. Das Protokoll sollte festhalten:

• jeden Schlüssel mit Nummer oder Kennzeichnung und der zugehörigen Tür, etwa Haustür, Keller, Technikraum, Müllstandplatz oder Tor
• Transponder, Chipkarten und Codes für Tore oder Schlüsseltresore
• wer außer dem Dienstleister weitere Schlüssel für dieselben Türen besitzt
• was bei Verlust gilt: wem der Verlust gemeldet wird, wer die Kosten trägt und wann Schließzylinder getauscht werden
• wie die Rückgabe bei Vertragsende abläuft, ebenfalls gegen Unterschrift

Bewahren Sie Schlüssel und Beschriftung getrennt auf, damit ein verlorener Schlüsselbund nicht sofort einer Adresse zugeordnet werden kann. Codes gehören nicht in dasselbe Dokument wie die Anschrift des Objekts.

Warum gehören Zählerstände zur Übergabe?

Weil sie den Verbrauch vor und nach dem Wechsel sauber trennen. Lesen Sie die Zähler bei der Übergabe gemeinsam ab, ist klar, ab welchem Stand der neue Dienstleister etwa Wasser für die Außenanlagen oder Strom für seine Geräte verbraucht.

Notieren Sie jeden Zähler mit Zählernummer, Stand, Datum und einem Foto: Allgemeinstrom, Wasserzähler für Außenzapfstellen und, falls vorhanden, Unterzähler für Garagen oder Gemeinschaftsräume. Der Strom für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung gemeinsam genutzter Gebäudeteile zählt zu den Betriebskosten (§ 2 Nr. 11 BetrKV). Eine Ablesung zum Stichtag hilft, solche Kosten dem richtigen Zeitraum zuzuordnen.

Halten Sie bei der Begehung auch fest, wo Hauptwasserhahn, Absperrventile, Sicherungskasten und Heizungsraum liegen. Diese Angaben braucht der Dienstleister, wenn es schnell gehen muss.

Wer ist Ansprechpartner, und wer darf Aufträge erteilen?

Legen Sie schriftlich fest, wer für den Dienstleister erreichbar ist und wer über zusätzliche Arbeiten entscheidet. Fehlt diese Regel, landen Schadensmeldungen bei der falschen Stelle, oder Bewohner geben Arbeiten in Auftrag, die niemand bezahlen will.

• Ansprechpartner in der Verwaltung, mit Vertretung bei Urlaub und Krankheit
• Ansprechpartner im Haus, etwa ein Mitglied des Verwaltungsbeirats oder ein Bewohner mit Schlüssel
• wer zusätzliche Arbeiten freigibt und bis zu welchem Umfang
• auf welchem Weg Mängel gemeldet werden, zum Beispiel per E-Mail oder über ein Portal
• wie Bewohner über Einsätze informiert werden, etwa per Aushang

Notfallkontakte

Hinterlegen Sie eine Liste der Notfallkontakte: Heizungs- und Sanitärnotdienst, Aufzugsnotruf, Elektrofachbetrieb, Schlüsseldienst und die Erreichbarkeit der Verwaltung außerhalb der Geschäftszeiten. Vermerken Sie, wer bei einem Wasserschaden oder Stromausfall informiert werden muss und wer in dieser Lage Kosten freigeben darf.

Was muss der Dienstleister über Technikräume und Müllstandplätze wissen?

Wo sie liegen, wer Zutritt hat und was dort zu tun ist. Technikräume sind oft verschlossen, und nicht jede Anlage darf von jedem bedient werden.

Beschreiben Sie für Heizungsraum, Hausanschlussraum und Aufzugsmaschinenraum, ob der Dienstleister dort kontrollieren, Zählerstände ablesen oder nur Fachfirmen Zugang verschaffen soll. Für Müllstandplätze klären Sie die Abfuhrtage, wer die Tonnen an die Straße stellt und zurückholt, wie falsch befüllte Tonnen gemeldet werden und ob das Beräumen von abgestelltem Sperrmüll zum Leistungsumfang gehört.

Welche Pflichten bleiben beim Auftraggeber?

Die Kontrolle. Wer Aufgaben wie den Winterdienst oder die Kontrolle der Gemeinschaftsflächen einem Unternehmen überträgt, muss überwachen, dass sie erledigt werden. Ist die Übertragung klar und eindeutig vereinbart, verkürzt sich die eigene Verkehrssicherungspflicht auf Kontrolle und Überwachung (BGH, Urteil vom 22. Januar 2008, VI ZR 126/07). Auch deshalb gehört die Aufgabenbeschreibung schriftlich in den Vertrag.

Gegenüber den eigenen Mietern gilt ein strengerer Maßstab. Setzt der Vermieter einen Dienstleister ein, um Pflichten aus dem Mietvertrag zu erfüllen, haftet er für dessen Verschulden wie für eigenes (§ 278 BGB). Der Bundesgerichtshof hat das für den Winterdienst bestätigt, auch für den Fall, dass die Eigentümergemeinschaft den Hausmeisterdienst beauftragt hatte (Urteil vom 6. August 2025, VIII ZR 250/23).

Für die Kontrolle brauchen Sie Nachweise. Vereinbaren Sie deshalb schon bei der Übergabe, wie Einsätze dokumentiert werden: mit Datum, Uhrzeit und Fläche, möglichst mit Foto. Was beim Winterdienst im Einzelnen gilt, lesen Sie im Beitrag Räum- und Streupflicht: Wer haftet, wenn auf dem Gehweg jemand stürzt.

Brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Nur wenn der Dienstleister personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen verarbeitet. Dann schreibt Art. 28 DSGVO einen Vertrag vor, der schriftlich oder in einem elektronischen Format abgefasst sein kann (Art. 28 Abs. 9 DSGVO).

Typische Fälle sind eine Liste mit Namen, Wohnungen und Telefonnummern der Mieter, die der Dienstleister führt, um Termine abzustimmen, oder ein Zugang zu einem Verwaltungsportal mit Mieterdaten. Keine Auftragsverarbeitung liegt nach Auffassung der Datenschutzkonferenz vor, wenn ein Dienstleister eine eigene Fachleistung eigenverantwortlich erbringt. Dann braucht jede Weitergabe von Daten eine eigene Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Auch eine rein technische Wartung, etwa an Stromzufuhr oder Heizung, macht den Dienstleister nach Auffassung der Datenschutzkonferenz nicht zum Auftragsverarbeiter.

Ob ein Hausmeister- oder Reinigungsdienst Auftragsverarbeiter ist, hängt deshalb davon ab, was er mit welchen Daten tut. Unabhängig davon gilt: Geben Sie nur die Daten weiter, die für die Aufgabe nötig sind (Grundsatz der Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO), und klären Sie, wie der Dienstleister sie schützt und nach Vertragsende löscht oder zurückgibt.

Checkliste zum Abhaken

Diese Punkte sollten vor dem ersten Einsatz geklärt und im Übergabeprotokoll festgehalten sein. Beide Seiten unterschreiben, jede erhält ein Exemplar.

• Leistungsverzeichnis: jede Leistung als eigene Position mit Fläche, Turnus und Nachweis.
• Flächenpläne: Winterdienstflächen, Außenanlagen, Reinigungsflächen und Besonderheiten.
• Hausordnung: welche Pflichten bei den Bewohnern bleiben.
• Zustand bei Übergabe: vorhandene Schäden, möglichst mit Foto.
• Schlüssel und Zugänge: Liste mit Kennzeichnung, Unterschrift, Regeln für Verlust und Rückgabe.
• Zählerstände: Zählernummer, Stand, Datum und Foto.
• Technikräume: Lage, Zutritt, erlaubte Tätigkeiten, Hauptwasserhahn und Sicherungen.
• Müllstandplätze: Abfuhrtage, Bereitstellung der Tonnen, Umgang mit Fehlbefüllungen und Sperrmüll.
• Ansprechpartner: Verwaltung mit Vertretung, Ansprechpartner im Haus, Freigabe zusätzlicher Arbeiten.
• Notfallkontakte: Notdienste und Erreichbarkeit der Verwaltung außerhalb der Geschäftszeiten.
• Dokumentation: wie Einsätze nachgewiesen und Mängel gemeldet werden.
• Datenschutz: welche Daten weitergegeben werden und ob ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig ist.
• Kontrolle: wann und wie Sie die Arbeit prüfen und das festhalten.

Welche Bereiche am und um das Haus Sie unabhängig vom Dienstleister im Blick behalten sollten, lesen Sie im Beitrag Verkehrssicherungspflicht: Was Eigentümer regelmäßig prüfen sollten.

Häufige Fragen zur Objektübergabe

Quellen

1. Verordnung (EU) 2016/679, Datenschutz-Grundverordnung, Art. 5, 6 und 28: Amtlicher Text bei EUR-Lex
2. Datenschutzkonferenz: Kurzpapier Nr. 13, Auftragsverarbeitung (Stand: 17. Dezember 2018, PDF)
3. Wohnungseigentumsgesetz: § 19
4. Betriebskostenverordnung: § 2
5. Bürgerliches Gesetzbuch: § 278
6. Bundesgerichtshof, Urteil vom 22. Januar 2008, VI ZR 126/07: Entscheidung im Volltext (PDF)
7. Bundesgerichtshof, Urteil vom 6. August 2025, VIII ZR 250/23: Pressemitteilung zur Haftung des Vermieters einer Eigentumswohnung

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Gesetze in der jeweils geltenden Fassung und die Verträge im Einzelfall. Bei Fragen zu Haftung oder Datenschutz wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt. Stand: 14. September 2026.